Wichtigste To-dos Rot fällig · Orange du bist dran · Gelb wichtig Alle To-dos
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Gäste Check-ins und Check-outs der nächsten 7 Tage
Check-ins
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Check-outs
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Umsatz & Auslastung
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Monatliche Übersicht
Mai 2026
Gesamtumsatz
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KZV + Festmieten
Überschuss nach Kreditrate
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nach allen Kosten und Kreditraten
Ø Auslastung
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Ø aller KZV Einheiten
Jahresvergleich
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vs. Vorjahr (gleicher Monat)
USt-Rücklage (7 %)
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im KZV-Umsatz dieses Monats enthalten
Geldeingang Alle Zahlungen
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Analysiere Maßnahmen…
Bestätigte Einnahmen
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Geldeingang
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Girokonto ab heute
So entwickelt sich das Girokonto mit den erwarteten Auszahlungen, dem Fixkostenplan, Reinigung, Wäsche und der Privatentnahme. Über die Kurve wischen zeigt den Stand je Tag.
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Ergebnis
Bruttoeinnahmen (KZV) inkl. 7 % USt—
+ Festmieten—
= Gesamtumsatz
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− Kanalprovisionen
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Je Kanal (nach Anreise)
− Reinigung (laut Plan)
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− Wäsche (laut Plan)
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− Sonstiges je Einheit—
− Gebäudekosten ohne Kredit (Strom, Versicherung…)
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− Darlehensrate (Zins + Tilgung)
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− Übergreifende Kosten (Software, Fahrzeug…)
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= Überschuss nach Kreditrate
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Überschussquote
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gebucht bis heute, Monat noch offen
Jahr
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Umsatz je Einheit und Vorjahr
Heller: künftige Monate, nur die bisher gebuchten Anreisen.
Je Objekt
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Alle Monate als Tabelle
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Finanzierung & Vermögen Nettovermögen, Kredite und der Ernstfall
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Aufstellung
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Ernstfall ohne Ferienvermietung
Hypothetischer Sicherheits-Check: Was, wenn die Ferienvermietung komplett wegfällt? Kein Ist-Stand, sondern der schlimmste Fall.
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Fixkosten: Plan gegen Bank
Der Kostenplan speist die Girokonto-Prognose, das Monatsergebnis und das Jahr. Weicht eine Position vom Konto ab, hier korrigieren:
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Einheiten
Lade Einheiten…
Belegungskalender
Lade Kalender…
Lade Empfehlungen…
Preismatrix — alle Einheiten Klick auf Preis → direkt bearbeiten · = PriceLabs Empfehlung
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Auslastung & Handlungsbedarf je Einheit
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Automatische Empfehlungen
Lade Empfehlungen…
Investitionen & Portfolio
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Betriebs-Cockpit
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Mitarbeiter-Portal Team
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Late-Checkout-Widget Late Checkout
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Meldewesen Meldewesen
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Aufgaben-Board
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Wartungsplan (wiederkehrende Aufgaben)
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Meldescheine Wer einen Meldeschein braucht, was vorliegt und was vernichtet werden muss.
Anreisen & Meldescheine
Seit 1.1.2025 müssen nur noch Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit einen Meldeschein
unterschreiben (§ 29 BMG). Das Land ist aus der Telefon-Vorwahl geschätzt — bei Firmenbuchungen
gehört die Nummer oft der Firma, dann steht „unklar". Bei „unklar" oder falscher Schätzung die
Staatsangehörigkeit setzen.
Ablauf: vorausgefüllten Schein drucken oder in der Gästemappe ausfüllen lassen → Ausweis prüfen →
Erhalten klicken → zwölf Monate nach Abreise vernichten.
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Digitaler Meldeschein Link in der Check-in-Nachricht oder per Gästenachricht, dazu QR-Aushang je Einheit.
Gäste ohne geklärte deutsche Staatsangehörigkeit bekommen ihren Link auf einem von zwei Wegen: in Smoobus
Check-in-Nachricht (Link je Einheit unten kopieren und in die Check-in-Vorlage setzen, Smoobu ergänzt
Buchungsnummer und PIN) oder, solange „Links automatisch senden“ an ist, als eigene Smoobu-Gästenachricht
(08–20 Uhr alle zwei Stunden, Anreise spätestens morgen). FeWo-direkt bekommt die Smoobu-Vorlage nicht:
Gäste dort mit Mail bekommen den Link weiter als eigene Nachricht. Fehlt am Anreisetag noch die Bestätigung, geht
einmal eine Erinnerung raus (08–21 Uhr). Der QR-Code je Einheit ist der Aushang in der Wohnung, die Seite
erkennt den aktuellen Aufenthalt. Der Gast fotografiert seinen Pass (die Felder werden per OCR vorausgefüllt)
und bestätigt statt Unterschrift am Anreisetag per Apple Pay oder Karte mit Freigabe bei der Bank (keine
Abbuchung, § 29 Abs. 5 BMG). Ohne starke Freigabe steht „Papier nachholen“ an der Zeile.
Jede weitere ausländische Person (etwa Monteur-Kollegen) füllt über denselben Link einen eigenen Schein aus,
Ehe- oder Lebenspartner und minderjährige Kinder zählen auf dem Schein mit. Das Ausweisfoto wird nach dem
Abgleich gelöscht; ist er unsicher, steht „Ausweis prüfen“ an der Zeile.
Digital bestätigte Scheine werden zusätzlich als XML-Datensatz nach BeherbMeldV abgelegt.
QR-Aushang je Einheit
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Beherbergungsstatistik Ankünfte und Übernachtungen je Monat für Gemeinde und Landesamt.
Ankünfte = angereiste Personen, Übernachtungen = Personen × Nächte im Monat — so zählen Gemeinde
und Landesamt. Nahtlos verlängerte Aufenthalte desselben Gastes zählen einmal. Läuft automatisch am
1. jeden Monats (Bericht an dich; an die Gemeinde nur, wenn unten eingeschaltet).
Gemeinde Schöfweg Empfänger der Monatszahlen (Touristinfo, VG Schönberg).
Solange „automatisch" aus ist, bekommst nur du die Zahlen und leitest sie weiter.
Late Checkout Gäste scannen den QR-Code in der Einheit und buchen später auschecken oder weitere Nächte — bezahlt, bevor etwas passiert.
Einstellungen
Der Gast scannt den QR-Code in der Einheit und kann zwei Dinge direkt buchen & bezahlen:
Late Checkout (nur wenn am Abreisetag niemand anreist — danach werden Umsatz,
Reinigungsauftrag und optional der Lexware-Beleg automatisch gesetzt) und
Verlängerung um ganze Nächte (nur wenn der Zeitraum frei ist — nach der Zahlung
legt das System eine echte Smoobu-Direktbuchung an: Kalender sofort geblockt,
Reinigung verschiebt sich, die Rechnungs-Engine fakturiert regulär).
QR-Plakate
Ein Aufsteller je Einheit, im Design der Website.
Pro Einheit ein statischer QR-Code, ausgelegt auf DIN A5 Hochformat —
passt in jeden Standard-Plexiglas-Aufsteller (Tisch/Kommode).
Empfohlener Weg: „Plakate als PDF (A5)" — das PDF kommt fertig im exakten
A5-Format vom Server (ein Blatt je Einheit) und lässt sich direkt drucken (Option
„tatsächliche Größe"/100 %, A5-Papier) oder im Copyshop abgeben. Der Browser-Druck
daneben ist nur der Notnagel — dort müssen Papierformat A5, 100 % und
Hintergrundgrafiken von Hand stimmen. Fester Karton (200–250 g) wirkt im Aufsteller
am besten; der Code bleibt dauerhaft gültig.
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Aufträge Was ansteht, wer es macht und was noch offen ist. Der Nachtlauf holt die Termine um 03:00 aus Smoobu.
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Mängel Was Markus gemeldet hat. Dringendes kommt sofort per Mail und Push, alles andere mit der Morgenmail um 07:00.
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Einkauf Was in den Wohnungen fehlt. Abhaken, wenn es besorgt ist.
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Monatsabschluss Mindestlohnprüfung, Minijob-Grenze und der Arbeitszeitnachweis zum Ausdrucken.
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Zugänge Wer sich anmelden darf. Ein Zugang entsteht nur über einen Einladungslink.
Der Link gilt 48 Stunden und lässt sich genau einmal einlösen.
Er wird nur dieses eine Mal angezeigt — schick ihn sofort weiter.
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System Backup, Apple-Kalender, Datenschutzhinweis, Löschfristen und API-Kosten. Hier ist nichts zu tun, solange alles grün ist.
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Heute wichtig Die wichtigsten nächsten Schritte — automatisch nach Priorität sortiert
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Alle Todos
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Blog-Beitrag erstellen
1 Thema & Einstellungen
Beiträge & Entwürfe
Lade Beiträge…
Newsletter
Lade Newsletter-Konfiguration…
1 Thema & Einstellungen
Rechnungs-Engine
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Zahlungen & offene Beträge (Stripe)
Live aus Stripe: offene Buchungs-Restbeträge (Website) und Nachberechnungs-Zahlungslinks — mit
Kunde, Buchung, offenem Betrag, Erstell-/Erinnerungszeitpunkt und Zeitleiste bis zum Zahlungseingang.
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Buchungsänderungen Late-Checkout-Widget
Nachträgliche Änderungen einer bestehenden Buchung (Extra-Nacht, Gäste, Early/Late,
Haustier, Brennholz, Schaden, Rabatt …) schnell abrechnen — ohne die Ursprungsrechnung
zu verändern. Bezahlte Nachberechnungen fließen automatisch in den Umsatz ein.
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Rabatt für kommende Rechnung vormerken
Rabatt oder Zusatzposition VOR der Fakturierung an eine Buchung hängen (z. B. Vielbucherrabatt) —
erscheint als eigene Zeile auf der Rechnung, egal ob sie der 03:00-Lauf, die „Zu
erledigen“-Karte oder der Gast-Link erstellt. Hinweis: Der Smoobu-Preis bleibt unverändert.
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Vorschau (Dry-Run)
Klick „Vorschau aktualisieren" – zeigt, was die Engine fakturieren würde (sendet nichts).
Lauf jetzt starten (live)
Finalisiert alle fälligen Belege sofort in Lexware (statt auf den 03:00-Lauf zu warten). Nur im LIVE-Modus; erstellt echte, endgültige Rechnungen.
Buchung neu fakturieren (nach Storno + Datenkorrektur): entfernt den Merker, der nächste Lauf erstellt sie neu.
Erstellte Rechnungen
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Letzte Läufe & Fehler
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Lade Buchhaltungs-Status …
Lade Monatsleiste …
Vorgänge je Buchung
Buchung → Rechnung → Zahlung → Provisionsbeleg → Lexware. Oben steht, was am meisten Geld am längsten bindet.
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Einzelbefunde
Lade Befunde …
Zahlungseingänge zuordnen
OTA-Payouts und Gast-Überweisungen gegen Buchungen und Rechnungen — Airbnb einzeln, Booking als Sammel-Zerlegung, Abzüge werden ausgewiesen. Gebucht wird nur per Klick.
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Payouts bis Lexware
Je zugeordnetem Portal-Payout: Rechnungen + Provisionsbeleg = Bankumsatz auf den Cent. Der Provisionsbeleg wird erst nach Freigabe angelegt und landet in Lexware unter „zu prüfen". Die Zuordnung im Lexware-Bankabgleich macht die Klickliste zu einem Klick je Umsatz.
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Autonomie & Autopilot
Was das System allein erledigen darf. Ein Bereich läuft nur, wenn ein Mensch ihn freigibt UND das Gate steht (≥98 % unverändert übernommene Vorschläge, ≥20 Fälle, ≥8 Wochen) — dazu harte Guards je Einzelfall. Jede Übernahme steht im Entscheidungsprotokoll und lässt sich rückgängig machen.
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Belege nachreichen
Dateien hierher ziehen oder tippen (PDF, Foto, CSV) — landen im Beleg-Ordner und werden sofort eingelesen.
Dauerbelege
Wiederkehrende Abbuchungen, deren Beleg einmal vorliegt (Darlehen, Mobilfunk …). Angelegt über „Dauerbeleg" an einem Befund — danach gilt jede Abbuchung an diesen Empfänger als belegt, auch künftige.
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Kontoauszug erzeugen
Aus den abgerufenen Umsätzen — Monatsauszug oder freier Zeitraum, mit Saldenlauf. Selbst erzeugte Aufstellung, kein Bankdokument.
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Datenquellen & Technik — Bankabruf, Abdeckung, Index
Bankkonto direkt abrufen (FinTS)
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Bank-Abdeckung
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Beleg-Index
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Kundenkommunikation / Mail-Log
Jede automatisch oder manuell versendete E-Mail (Dashboard & Website) mit Empfänger, Zeitpunkt,
Betreff, vollständigem Inhalt, zugehöriger Buchung/Zahlung und Status. Zustell- und Fehlerstatus
werden live über den Resend-Webhook nachgezogen.
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